HOME>オススメ情報>代行サービスの基本的な流れや代行業者を選ぶときのポイント

どのようなサービスか

女性

人手が少ない事業所などでは、電話応対などになかなか人を割くことが難しいでしょう。そのため、業務を効率化させるためにも代行業務の必要性がいわれています。そのような背景から注目されているのが秘書代行サービスです。秘書代行とは、個人事業主などの電話応対を代行し業務効率化をサポートするサービスのことです。小規模の事業所では、外出営業中などでオフィスにかかってきた電話に対応できないケースがあるかもしれません。そのような場合に備えて、秘書の代わりに電話応対します。また電話対応を主な業務とするため、電話代行サービスと業務内容に大きな違いはないともいわれています。秘書代行サービスの仕組みとしては、クライアントにかかってきた電話をセンターに転送し、オペレーターが代理で電話対応することが基本です。そしてクライアントにメールなどで、電話があった旨を送信します。そしてクライアントの都合の良いときに、コールバックすることになります。

業者を選ぶポイント

秘書と男性

業務を効率化させるために、秘書代行サービスを活用する事業所も少なくありません。ただし、ひとくちに秘書代行サービスといっても、業者の数がたくさんあるため、どこを選んでよいか迷っている人も多いでしょう。秘書代行サービス業者を選ぶポイントとして、まず考えたいのが利用したい目的を明確にすることです。まずはどんな問い合わせが多いか・1カ月でどれ位の電話件数があるかなど現状を把握します。それから、どのようなサービスが提供されると、業務の効率化につながるかを検討します。この部分をしっかり検討することで、ある程度秘書代行業者を絞ることが可能です。そして、料金プランもしっかり確認します。基本料金に含まれるサービス内容や、オプション料金のチェックなどをしっかり行います。

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